Beleg

1. Begriff: In der Buchführung das für jede Buchung als Unterlage und als Beweis für ihre Richtigkeit dienende Schriftstück: Quittungen, Rechnungen, Postanweisungs- oder Zahlkartenabschnitte, Schecks, Wechsel sowie „künstliche B.“. B. sind (bes. seit handels- und steuerrechtlicher Anerkennung des Loseblattsystems in der Buchhaltung (§ 146 V AO)) unerlässlich, daher der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ (⇡ Belegprinzip).

- 2. Einteilung: a) Natürliche B., die durch den Geschäftsablauf entstehen, und zwar externe (aus dem Verkehr des Betriebes mit Außenstehenden) und interne (aus innerbetrieblichen Vorgängen, z.B. Rohstoffabgabe, Fertigung für den eigenen Betrieb etc.).

- b) Künstliche B., die über auf mündliche Anweisung ausgeführte Buchungen auszufertigen sind, mit Unterschrift des Verantwortlichen.

- c) Bei EDV-Buchführungen werden B. auch zwischen Geschäftspartnern in Form von Datenträgern (Magnetbänder, -platten) ausgetauscht. Für maschinenintern erzeugte Buchungen gilt als B. die Programmdokumentation; dasselbe gilt für automatische Datenerfassung auf Datenträgern.

- 3. Behandlung: Die B. erhalten nach sorgfältiger Aufbereitung und Vorsortierung Belegnummer und Buchungsvermerk (Buchungssatz wird aufgestempelt), die Buchung erhält den entsprechenden Belegvermerk. Oft beschränkt sich die Erläuterung der Buchung auf die Belegnummer (Nummerierung). Voraussetzung ist eine sorgfältige Belegregistratur, die dezentral oder zentral geführt wird.

- In der ⇡ Belegbuchhaltung ersetzen die B. die Grundbücher.

- 4. Aufbewahrungspflicht: Zehn Jahre (§ 147 III AO, § 257 IV HGB).